文件和檔案管理制度 (2)

1、文件檔案管理制度文件檔案管理制度1目的目的為規(guī)范安全管理體系文件的管理，對包括職業(yè)健康安全在內(nèi)的管理體系運行中使用的各類文件實施有效控制，以確保各過程、環(huán)節(jié)場所使用的文件具有統(tǒng)一性、完整性、正確性和有效性，與體系運行相關(guān)的部門均使用有效的現(xiàn)行版本文件，防止誤用作廢文件。對安全記錄檔案進行有效控制，以證實符合規(guī)定要求，為安全管理體系有效運行提供客觀證據(jù)，在必要時實現(xiàn)可追溯性。2范圍范圍本程序包含了文件的編寫、審批、發(fā)放、使用、更改及作廢等

2、子過程。規(guī)定了各過程負責人的職責，適用于各過程管理體系文件的控制。本程序包括記錄的填寫、收集、保管、處置等子過程。適用于公司各部門的綜合管理體系運行中形成的所有記錄的控制。3職責職責3.1各過程管理部門職責：3.1.1負責確定所管理的過程的文件需求。3.1.2負責對所需的文件進行策劃并安排專人編寫。3.1.3負責過程管理文件的（程序、規(guī)定、制度、表格）組織編制。3.1.4負責嚴格執(zhí)行過程管理文件的規(guī)定，并按規(guī)定的表格做好相應的記錄。3.

3、1.5負責文件更改內(nèi)容等。3.2生產(chǎn)部職責：3.2.1負責管理手冊的編制。3.2.2負責體系的認證和日常維護管理工作。3.3各部門負責本部門各過程文件的編制、評審和批準。3.4各部門負責本部門記錄的建立與管理。4程序內(nèi)容程序內(nèi)容4.14.1確定文件種類確定文件種類4.1.1為便于文件管理，根據(jù)不同的管理方式將綜合管理體系文件分為外來文件、綜合管理體系文件。4.3.2管理手冊由生產(chǎn)部負責編制；部門各過程管理類文件（管理過程的程序、規(guī)定、表

4、格）由過程負責人負責組織編制；4.44.4進行編寫進行編寫4.4.1按照體系文件編寫的格式要求進行文件編寫。文件格式基本內(nèi)容：a.目的：明確編制本文件要達到的目的b.范圍：本文件使用的范圍，包括活動范圍、職能范圍和管理范圍c.定義：需要對使用人解釋的術(shù)語或詞匯d.職責：本文件中的主要職責劃分，包括本文件的責任部門e.程序規(guī)定內(nèi)容：針對各項活動提出具體的要求、職責、時限f.相關(guān)文件：編制本文件所依據(jù)的文件或引用的文件g.相關(guān)記錄：本文件涉

5、及到的文件、表格和記錄h.修改記錄：本文件每次修改的主要概要的記錄i.文件概要流程：規(guī)定類文件的概要及程序文件的流程圖4.4.2文件的編號按如下要求：□□—□□—□□□□□□記錄編號文件順序號文件層別號文件類別（AQ）公司代號JP其中：序號為阿拉伯數(shù)字，如：01，02，03………等；文件類別為：管理手冊用管理手冊用0101標識，程序文件用標識，程序文件用0202標識，公司級管理性制標識，公司級管理性制度用度用0303標識，部門自有的安全