第一講 商務(wù)文書(shū)寫(xiě)作的概念

1、第一講商務(wù)文書(shū)寫(xiě)作的概念當(dāng)今社會(huì)是市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)，商務(wù)活動(dòng)則是各種社會(huì)活動(dòng)的基礎(chǔ)。伴隨著經(jīng)濟(jì)改革的深入發(fā)展，商務(wù)文書(shū)寫(xiě)作已成為當(dāng)前應(yīng)用寫(xiě)作的一個(gè)熱點(diǎn)。企業(yè)內(nèi)部的大部分溝通也是以商務(wù)文書(shū)的形式進(jìn)行。這就需要結(jié)合企業(yè)的業(yè)務(wù)，為企業(yè)員工安排商務(wù)文書(shū)的培訓(xùn)學(xué)習(xí)。本課程的內(nèi)容涵蓋了商務(wù)文書(shū)寫(xiě)作的基本技巧和范例，希望可以幫助學(xué)員掌握商務(wù)文書(shū)寫(xiě)作的步驟和方法；與此同時(shí)，總結(jié)了商務(wù)文書(shū)寫(xiě)作中常見(jiàn)的病例，突出強(qiáng)調(diào)了公文寫(xiě)作的規(guī)范性，以幫助學(xué)院在寫(xiě)作中能夠有

2、意識(shí)地避免這些錯(cuò)誤。商務(wù)文書(shū)寫(xiě)作概述為了更有效地學(xué)習(xí)并運(yùn)用有關(guān)商務(wù)文書(shū)寫(xiě)作的方法和技巧，讓我們首先了解一下商務(wù)文書(shū)寫(xiě)作的基本內(nèi)容。（一）商務(wù)文書(shū)的分類(lèi)（一）商務(wù)文書(shū)的分類(lèi)在實(shí)際工作中，大家可能會(huì)遇到形形色色、各種各樣的商務(wù)文書(shū)，根據(jù)其形式和內(nèi)容用途可以大致將其劃分為以下的類(lèi)型：1.1.按形式來(lái)劃分按形式來(lái)劃分以形式作為劃分標(biāo)準(zhǔn)，商務(wù)文書(shū)可以大致分為以下兩類(lèi)：?固定格式的商務(wù)文書(shū)常見(jiàn)的固定格式的商務(wù)文書(shū)主要有：商務(wù)合同、邀請(qǐng)信、通知、請(qǐng)示

3、以及批復(fù)。相比較而言，這類(lèi)商務(wù)文書(shū)的格式是有比較規(guī)范的要求的。?非固定格式的商務(wù)文書(shū)而所謂非固定格式的商務(wù)文書(shū)，在日常工作中則往往應(yīng)用得更為廣泛，其中最為大家所熟悉的就是隨著計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)一起興起的電子郵件。2.2.按內(nèi)容用途來(lái)劃分按內(nèi)容用途來(lái)劃分以?xún)?nèi)容以及用途作為劃分標(biāo)準(zhǔn)，商務(wù)文書(shū)則又可以分為以下兩類(lèi)：?通用的商務(wù)文書(shū)常見(jiàn)德通用商務(wù)文書(shū)主要有：通知、會(huì)議紀(jì)要、請(qǐng)示、批復(fù)、總結(jié)、備忘錄以及報(bào)告等。由于相對(duì)于禮儀性商務(wù)文書(shū)而言，這些文體使用

4、得更為頻繁，所以在課程后面的內(nèi)容中將對(duì)它們的寫(xiě)作方法進(jìn)行專(zhuān)門(mén)的討論。?禮儀性的商務(wù)文書(shū)而所謂禮儀性的商務(wù)文書(shū)，則主要是指賀信、賀電、邀請(qǐng)書(shū)、請(qǐng)柬以及慰問(wèn)信。（二）商務(wù)文書(shū)寫(xiě)作的作用（二）商務(wù)文書(shū)寫(xiě)作的作用正如前文所提到的，商務(wù)文書(shū)寫(xiě)作是很多人工作的一部分；而每個(gè)人工作首先都是有私心的，即工作首先是為了生存而不是為了做出貢獻(xiàn)，然后再將私心通過(guò)公心來(lái)實(shí)現(xiàn)——公司或單位好，個(gè)人才可以好。因此，商務(wù)文書(shū)寫(xiě)作對(duì)于更好地完成大家的工作是非常重要的。

5、《福布斯》雜志的創(chuàng)始人——馬爾克姆福布斯曾經(jīng)說(shuō)“一封好的商務(wù)信函，可以讓你得到一次面試的機(jī)會(huì)，幫助你擺脫困境，或者為你帶來(lái)財(cái)富”，也就是說(shuō)，寫(xiě)好商務(wù)文書(shū)在一定程度上能夠給大家?guī)?lái)很大的經(jīng)濟(jì)利益。從另一個(gè)角度來(lái)看，商務(wù)文書(shū)寫(xiě)作與其它任何文本的撰寫(xiě)一樣，其作用和最終目的都是為了與別人進(jìn)行某種形式的交流與溝通。而需要強(qiáng)調(diào)的一點(diǎn)是，溝通并不僅僅是所傳遞出來(lái)的信息，而是被別人理解的信息。如果理解了這一點(diǎn)，那么我們就可以認(rèn)識(shí)到，在日常工作及生活中大

6、家所普遍談及的所謂“溝通的障礙”其實(shí)就都是來(lái)自于簡(jiǎn)單傳遞的單向溝通。因此，在商務(wù)文書(shū)寫(xiě)作方面最為重要的一點(diǎn)就是要避免陷入單向溝通的誤區(qū)，時(shí)刻站另外，好的商務(wù)文書(shū)還應(yīng)該具有良好的結(jié)構(gòu)，否則會(huì)導(dǎo)致在不應(yīng)該浪費(fèi)筆墨的地方花費(fèi)很多不必要的時(shí)間，而需要去強(qiáng)調(diào)的內(nèi)容則被相應(yīng)的弱化。在結(jié)構(gòu)方面，可以選擇“篇段合一式、分層表達(dá)式、分條列項(xiàng)式”等方式。?語(yǔ)言如果說(shuō)主旨、材料以及結(jié)構(gòu)構(gòu)成了商務(wù)文書(shū)的骨骼，那么在其中行文的語(yǔ)言就是對(duì)其進(jìn)行填充和豐富的血肉。在

7、語(yǔ)言方面，應(yīng)該做到“風(fēng)格平直樸實(shí)莊重，表達(dá)規(guī)范準(zhǔn)確簡(jiǎn)練”，最低要求也必須進(jìn)行拼寫(xiě)檢查以保證用詞的準(zhǔn)確。第二講如何寫(xiě)出好文章（上）商務(wù)文書(shū)寫(xiě)作的步驟在了解了商務(wù)文書(shū)寫(xiě)作的概述內(nèi)容之后，我們來(lái)看看商務(wù)文書(shū)寫(xiě)作的以下六個(gè)步驟：（一）步驟一：制定正確的行動(dòng)目標(biāo)（一）步驟一：制定正確的行動(dòng)目標(biāo)在撰寫(xiě)某一個(gè)商務(wù)文書(shū)之前，我們應(yīng)該首先回到一個(gè)問(wèn)題，即我們希望該文書(shū)的對(duì)象在收到文書(shū)之后采取怎樣的行動(dòng)；這個(gè)問(wèn)題的答案也就是我們撰寫(xiě)商務(wù)文書(shū)的行動(dòng)目標(biāo)。1.

8、1.主動(dòng)目標(biāo)與被動(dòng)目標(biāo)主動(dòng)目標(biāo)與被動(dòng)目標(biāo)需要強(qiáng)調(diào)的是，這個(gè)行動(dòng)的主體是收取商務(wù)文書(shū)的對(duì)方。因此，我們撰寫(xiě)商務(wù)文書(shū)說(shuō)表達(dá)出來(lái)的意愿只能是一個(gè)“被動(dòng)目標(biāo)”，而對(duì)方的實(shí)際行動(dòng)才是所謂的“主動(dòng)目標(biāo)”。2.2.將被動(dòng)目標(biāo)轉(zhuǎn)化為主動(dòng)目標(biāo)將被動(dòng)目標(biāo)轉(zhuǎn)化為主動(dòng)目標(biāo)正如前文中提到的單向溝通一樣，大多數(shù)人在撰寫(xiě)商務(wù)文書(shū)時(shí)往往陷入到一個(gè)誤區(qū)當(dāng)中，即將自己的被動(dòng)目標(biāo)當(dāng)成了主動(dòng)目標(biāo)——只關(guān)注自己的主觀想法或者需要完成的工作任務(wù)，而忽略了接收文書(shū)的對(duì)方的感受。認(rèn)識(shí)

9、到這樣一個(gè)誤區(qū)，將被動(dòng)目標(biāo)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)目標(biāo)，就需要在明確之前的第一個(gè)問(wèn)題的基礎(chǔ)上，再獲取以下這個(gè)問(wèn)題的答案：作為商務(wù)文書(shū)的撰寫(xiě)者的我們?cè)诤跏裁?？換而言之，我們從成功撰寫(xiě)商務(wù)文書(shū)、正確傳遞信息并獲得對(duì)方實(shí)際行動(dòng)的響應(yīng)中，能夠收獲到什么成果。只有將我們?cè)诤醯膬?nèi)容與希望對(duì)方采取的行動(dòng)形成一致，那么才能有效地把被動(dòng)目標(biāo)轉(zhuǎn)化為主動(dòng)目標(biāo)。（二）步驟二：決定文章的正式程度（二）步驟二：決定文章的正式程度(一)在這個(gè)步驟中需要把握以下的內(nèi)容：1.1.正式

10、程度的判斷依據(jù)：正式指數(shù)正式程度的判斷依據(jù)：正式指數(shù)判斷在某一個(gè)商務(wù)文書(shū)中所應(yīng)該采用的正式程度，可以應(yīng)用“正式指數(shù)”來(lái)操作。所謂的“正式指數(shù)”主要根據(jù)以下三個(gè)問(wèn)題所涉及的內(nèi)容來(lái)確定：?商務(wù)文書(shū)的撰寫(xiě)者本身是否很了解目標(biāo)讀者；?目標(biāo)讀者的地位比商務(wù)文書(shū)的撰寫(xiě)者低嗎；?商務(wù)文書(shū)的內(nèi)容是好消息嗎。商務(wù)文書(shū)的撰寫(xiě)者應(yīng)就這三個(gè)問(wèn)題的實(shí)際情況在“1－10”之間來(lái)分別予以打分：如果特別了解目標(biāo)讀者就是10分，比較了解就是7、8分，而不了解甚至很不了解