7、如何打造高效會(huì)議

1、,,,高效會(huì)議管理術(shù),無(wú)效會(huì)議,高效會(huì)議,你絕對(duì)無(wú)法避免開會(huì)，但是你可以讓會(huì)議變得更有效率,前言,充分的會(huì)前準(zhǔn)備,,明確的會(huì)議目的,,合理的組織形式,,高效的會(huì)議跟進(jìn),,會(huì)議4步驟,沒必要、無(wú)準(zhǔn)備，就不開會(huì),,第一步 會(huì)前準(zhǔn)備,5W1H,會(huì)議準(zhǔn)備,,凝聚向心力,中心協(xié)調(diào)會(huì) 部門內(nèi)部會(huì)建立信賴?yán)斫夤沧R(shí)團(tuán)隊(duì)促進(jìn)組織內(nèi)部交流，強(qiáng)化團(tuán)隊(duì)意識(shí),第二步 會(huì)議目的,無(wú)目的的會(huì)議純粹是浪費(fèi)時(shí)間、扼殺生命,針對(duì)不同的會(huì)議目的需選擇合適的會(huì)議組

2、織形式,第三步 會(huì)議組織形式,安能適合會(huì)議,總經(jīng)理例會(huì),目的1：決策執(zhí)行,適合規(guī)模,1.少人數(shù)（3-30）人,適合形式,3種形式,禁帶電子設(shè)備 （5-10人）,時(shí)間限制（30人以上）,主管離場(chǎng)（10人以上）,2.多人數(shù)（30以上）人,總經(jīng)理例會(huì)適合形式 1,禁帶電子設(shè)備（30人以下）,優(yōu)點(diǎn)：收起電腦、手機(jī)，專注做決策、想創(chuàng)意，避開電子產(chǎn)品干擾，開會(huì)效果會(huì)更好,要求：干擾會(huì)議進(jìn)行的事物、全留在會(huì)議室外,所需時(shí)間：1小時(shí)為主、最多不超

3、過4小時(shí),總經(jīng)理例會(huì)適合形式 2,時(shí)間限制（30人以上）,要點(diǎn)：1、設(shè)定詳細(xì)議程，嚴(yán)格控管開始與結(jié)束時(shí)間2、適合時(shí)間和頻率： 一月1-2次，每次1-1.5小時(shí)3、展開方法：搭配各類會(huì)議 事先規(guī)范會(huì)議開始與結(jié)束時(shí)間，并且設(shè)定詳細(xì)的議程，嚴(yán)格地監(jiān)控會(huì)議的進(jìn)行4、成本控制： 包含會(huì)議成本、直接會(huì)議成本、會(huì)議時(shí)間成本、效率損失成本5、注意事項(xiàng)： 1）每次開會(huì)，都拿出表來計(jì)時(shí)，事先準(zhǔn)備充分，強(qiáng)制

4、控制時(shí)間的進(jìn)行 2）不要在過短的時(shí)間，塞進(jìn)過長(zhǎng)的議程 3）就算時(shí)間要結(jié)束了，也不能略過“做結(jié)論”步驟，即使結(jié)論是“擇期再開” 4）適合例行報(bào)告、工作進(jìn)度報(bào)告等會(huì)議,優(yōu)點(diǎn)：提升工作效率、減少開會(huì)次數(shù)與長(zhǎng)度,討論議題產(chǎn)生提案,主管離場(chǎng)決策者在討論階段易主導(dǎo)意見流向,決定提案實(shí)行是否,決策,要點(diǎn)：不害怕禁忌、不揣測(cè)上意，做最該做的決定,總經(jīng)理例會(huì)適合形式 3,主管離場(chǎng)（10人以上）,所需時(shí)間：1

5、小時(shí)-1天不等、不可超過一天 適合頻率：不定，適合已有明確議題、征求（大量）提案并做出決策時(shí),安能適合會(huì)議,安能管理委員會(huì) 各集運(yùn)中心跨部門協(xié)調(diào)會(huì),目的2：解決問題,適合規(guī)模,適合形式,3種形式,1.少人數(shù)（3-30）人,2.多人數(shù)（30以上）人,視覺會(huì)議（30人以下）,圍桌對(duì)話（12人以上到數(shù)千人不等）,小組研討會(huì) （5-3000人）,,,掌握7種基本圖形含義，視覺會(huì)議立即上手,,點(diǎn) 代表“看過來！我

6、和別人不一樣” 線 代表“連結(jié)”與“區(qū)隔” 線條粗細(xì)代表強(qiáng)弱三角形 代表 “正在變化”， 多個(gè)三角形組成代表爆炸的銳角圖方形 代表 “正規(guī)的組成”最適合代表建筑物或組織功能,,,,,,空心箭頭 代表“活動(dòng)中的組成”，適合使用來表達(dá)項(xiàng)目螺旋圖 代表“動(dòng)態(tài)統(tǒng)一”，將螺旋圖圓一點(diǎn)，則有趨近統(tǒng)一的意義；反之混亂的螺旋類似龍卷風(fēng)，代表更多變動(dòng)圓圈 代表“統(tǒng)一”，畫圓感覺在集合所有事物，這寓意世界共通,,,管委會(huì)

7、協(xié)調(diào)會(huì)適合形式 1,視覺會(huì)議（30人以下）,所需道具：白板或大海報(bào) 適合時(shí)機(jī)：解說抽象概念或條列式流程開展方法：在頭腦風(fēng)暴會(huì)議中，搭配整合圖像與文字，簡(jiǎn)單 涂鴉，運(yùn)用以下7種圖形或者人物、樹木、云朵、手勢(shì)傳達(dá)抽象議題,集體分享,三回合討論后，主持人安排一段“反思時(shí)間”，讓與會(huì)者寫出最核心或最深刻的想法,最后的記錄公布，再行動(dòng)規(guī)劃與討論議題整合。,優(yōu)點(diǎn)：透過集體對(duì)話，讓想法萌芽，凝聚有質(zhì)量的觀點(diǎn)，促成有效行動(dòng)所需時(shí)間:至少

8、90分鐘，2小時(shí)更理想 適合頻率：不限,,管委會(huì) 協(xié)調(diào)會(huì)適合形式 2,圍桌對(duì)話（12人以上到數(shù)千人不等）,,,管委會(huì) 協(xié)調(diào)會(huì)適合形式 3,小組研討會(huì)（5-3000人）,所需時(shí)間：1-3天不等 適合頻率：半年-一年/次,安能適合會(huì)議,管理層高層會(huì)議 各種探討會(huì),目的3：創(chuàng)意提案,適合規(guī)模,適合形式,3種形式,1.少人數(shù)（3-30）人,2.多人數(shù)（30以上）人,頭腦風(fēng)暴 （5-10人）,環(huán)境引導(dǎo) （5-1

9、0人）,創(chuàng)新激蕩 （30人-上萬(wàn)人）,1、鼓勵(lì)自由奔放，瘋狂古怪的構(gòu)想2、禁止對(duì)提出的點(diǎn)子當(dāng)場(chǎng)評(píng)量、非議3、不要局限與會(huì)者想象力，點(diǎn)子多瘋狂都得鼓勵(lì),1、理清會(huì)議主題2、請(qǐng)出出席者“會(huì)前”15-20分鐘“獨(dú)自”進(jìn)行頭腦風(fēng)暴,要 點(diǎn)： 集合眾人智能，搭乘別人創(chuàng)意的便車、適合激發(fā)創(chuàng)新 所需時(shí)間：60-90分鐘 適合頻率：每天或視需求與目的不定期舉行,1、腦力寫作，寫下觀點(diǎn)放在桌子中間2、拿起別人的構(gòu)成，

10、補(bǔ)充設(shè)想，補(bǔ)強(qiáng)別人構(gòu)想，展開構(gòu)想接龍,高層會(huì)議 探討會(huì)適合形式 1,頭腦風(fēng)暴（5-10人）,,,,DOs,DON’Ts1、放音樂是協(xié)調(diào)與會(huì)者轉(zhuǎn)換心境的儀式，不宜太久2、不宜久坐，偶爾走動(dòng)或者互換位置都能幫助思考,1、調(diào)整好溫度、提供點(diǎn)心，不要讓寒熱和饑餓打斷思緒2、會(huì)議室家具擺設(shè)盡量簡(jiǎn)單，為創(chuàng)意提供空間,“擁有白色墻壁和普通桌椅的會(huì)議室”和“有著橘色墻壁、鋪著繽紛地毯時(shí)髦會(huì)議室”中，同樣的時(shí)間后者環(huán)境產(chǎn)出的點(diǎn)子遠(yuǎn)比普通會(huì)議室多出

11、44%,原則,適合范圍：任何企業(yè)根據(jù)會(huì)議需要,高層會(huì)議 探討會(huì)適合形式 2,舒適環(huán)境（5-8人）,,,,DOS,1.精準(zhǔn)設(shè)定題目、搜集多元意見2.在多元前提下，可試著邀請(qǐng)非公司員工的人進(jìn)入 ，加強(qiáng)廣度從最大量的原創(chuàng)觀點(diǎn)，找出最有價(jià)值的創(chuàng)新提案3.討論的題目務(wù)必要跟每個(gè)人相關(guān)，引發(fā)深層想象,先從“多元”和“頻率”兩個(gè)節(jié)點(diǎn)思考“創(chuàng)意”生成的本質(zhì),同一個(gè)主題，試著匯集大量人的意見 獲得許多不同面向、不同層次的看法，角度盡不相同的意見,

12、延展可實(shí)行且有價(jià)值的計(jì)劃,,,,要點(diǎn)：從最大量的原則觀點(diǎn)，找出最有價(jià)值的創(chuàng)新提案,高層會(huì)議 探討會(huì)適合形式 3,創(chuàng)新突破（30人-上萬(wàn)人）,安能適合會(huì)議,各種懇談會(huì) 交流會(huì) 討論會(huì),目的4：凝聚向心力,適合規(guī)模,適合形式,2種形式,1.少人數(shù)（3-30）人,2.多人數(shù)（30以上）人,午餐會(huì)議 （3-20人）,,移地會(huì)議 （3-100人）,所需時(shí)間頻率：1-1.5個(gè)小時(shí)，一個(gè)月2次 適合任何企業(yè)凝聚力會(huì)議 組

13、織形式步驟：1、事先訂好餐廳包廂，約好一起開會(huì)或者外帶餐點(diǎn)回辦公室，在茶水間或會(huì)議室舉行2、用餐前前半段可以閑話家常，或稍微提示重點(diǎn)，等用餐進(jìn)入 中后段時(shí)再切入主題3、“多任務(wù)”易分心，設(shè)定主題應(yīng)以分享為主，經(jīng)驗(yàn)或信息分享，只要能夠提升與會(huì)者友好人際關(guān)系和個(gè)人工作技能即可3、會(huì)畢即使是各自付款，結(jié)賬時(shí)也應(yīng)該先由主辦人負(fù)責(zé)經(jīng)費(fèi)，之后再向與會(huì)者收取,優(yōu)點(diǎn)：一邊吃飯一邊開會(huì)，節(jié)省時(shí)間、提升效率,適合形式 1,午餐會(huì)議（3-20人）,要

14、點(diǎn)：走出辦公室、改變會(huì)議氣氛，暫時(shí)拋開繁瑣公務(wù)，專心面對(duì)問題,適合形式 2,移地會(huì)議（3-100人）,,案例1：日產(chǎn)汽車Value First會(huì)議流程,要點(diǎn)：1、主管少評(píng)論、只負(fù)責(zé)決策 2、鼓勵(lì)發(fā)言、表彰個(gè)成員的貢獻(xiàn),會(huì)議3-4周前，確認(rèn)議題,分析問題時(shí)，主持人盡一切可能廣納與會(huì)者意見,跨部門選出與會(huì)者,選定會(huì)議主持人，進(jìn)行方式與道具,最高主管說明會(huì)議目的、與會(huì)者扮演的角色,主持人說明會(huì)議時(shí)程規(guī)劃,主持人宣布發(fā)言2規(guī)則,不可對(duì)外泄

15、露誰(shuí)說了什么,討論中不可使用職權(quán)壓力、不問上下關(guān)系,將每種提案的成本效益、優(yōu)缺點(diǎn)列出,篩選、歸納各種可能方案,列出每個(gè)議題的解決方案,方案須明確寫下誰(shuí)、在何時(shí)、應(yīng)完成什么,盡可能取得各提案的正、反意見,主管進(jìn)場(chǎng)后、須當(dāng)下裁決,選項(xiàng)只有3個(gè)：做、不做符合某條件才做,法當(dāng)下決定的議題，只給24小時(shí)考慮,案例2：三星目標(biāo)指向型會(huì)議,337原則：所謂337原則是指3種思考（3WayS of Thinking）、3個(gè)原則（3Principles）

16、和7條規(guī)定（7Rules）,思考會(huì)議的必要性,思考如何最大限度地減少會(huì)議,思考是否有能夠與其他會(huì)議合并或委托的方法,確定不召開會(huì)議的工作日,將會(huì)議時(shí)間定為1小時(shí)。最多不超過1個(gè)半小時(shí),嚴(yán)格遵守時(shí)間,寫明投入會(huì)議的經(jīng)費(fèi),盡可能縮小會(huì)議規(guī)模,將會(huì)議記錄整理成一張紙,明確會(huì)議目的,事先分發(fā)會(huì)議資料,讓所有參加者發(fā)言，并且尊重彼此所發(fā)表的意見,會(huì)議記錄僅寫入決定了的事項(xiàng),曽供職于三星的金詠韓在《開會(huì)就要學(xué)三星》書中，將三星的成功歸結(jié)于其會(huì)議文化

17、：三星速度經(jīng)營(yíng)的根本是會(huì)議，通過會(huì)議認(rèn)識(shí)到變化，通過會(huì)議傳播變化并付諸行動(dòng),速度優(yōu)先，具體簡(jiǎn)潔 正確記載，利于正確追蹤檢討，完美結(jié)束會(huì)議 對(duì)會(huì)中的決定事項(xiàng)進(jìn)行明確分工：將各問題按區(qū)域分類、確定完成時(shí)間、執(zhí)行責(zé)任人，以便更好的執(zhí)行 紀(jì)要分發(fā)給與會(huì)者：按主次整理好，通過郵件或者其他形式，確保會(huì)議記錄的準(zhǔn)確性和透明管理，避免溝通漏洞,會(huì)議紀(jì)要,,,你心里想的100%,嘴上說的80%,別人聽到60%,別人聽懂40%,別人行動(dòng)20%,

18、第四步 會(huì)議跟進(jìn),關(guān)鍵點(diǎn)一：做好會(huì)議紀(jì)要,制定會(huì)議跟進(jìn)表將每次會(huì)議提出的方案、反饋的內(nèi)容，按時(shí)間區(qū)域分類匯總聯(lián)系項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，每周六下午對(duì)會(huì)議提出項(xiàng)目總體跟進(jìn)，分別列出完成、未完成、完成修改項(xiàng)，周一統(tǒng)一發(fā)至各與會(huì)人員郵箱通報(bào)針對(duì)超時(shí)未完成的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人定責(zé)對(duì)會(huì)中提出的策略方案執(zhí)行情況跟進(jìn)落實(shí)。將執(zhí)行進(jìn)展、遇到的問題和項(xiàng)目方案的適合度及時(shí)反饋給召集人完成的項(xiàng)目，負(fù)責(zé)人提交執(zhí)行方案跟進(jìn)人員保存?zhèn)浒福m用于后期對(duì)方案適合度和執(zhí)行情況的跟